ISO STANDARTLARI İLE İLK TANIŞTIĞIMDA EN ÇOK DUYDUĞUM, ÇOK FAZLA PROSEDÜR, KAĞIT İŞİ OLDUĞU YÖNÜNDEYDİ
İşletmeler müşterileri ya da ihaleler için bu sistemleri kurmak ya da belge almak gerektiğini bir yerden öğreniyor ve bu yola giriyorlardı. Bir çalışanın döküman işini halletmesi ile ya da belgelendirme işini yürüten bir danışmanın yönlendirmesi ile yıllarca belgeliyiz diyen Firma sayısı da tüm dünyada az değil.
İş hayatında yol aldıkça standartların hayatımızda olmasının işleri nasıl düzene koyup, şirketlerin büyüdüğünü gördüm. Standartların eğitimlerini aldıkça da aslında işin dökümandan ibaret olmayıp, her gerekliliğin bilgi ve tecrübe ile yapıldığına şahit oldum.
İşletmelerde ister yönetim sistemlerini yöneten, ister danışman ya da denetleyen olun aslında standartların gereklilikleri anlaşılsa her işletmenin daha sistemli çalışacağını görmek bir sır değil.
İşin bizi zorlayan yanları:
· Üst yönetimin belge olsun da gerisi önemli değil demesi,
· Uygulaması gereken kişilerin gerekliliği anlamasının uzun süre alması,
· Anlayanların bazen uygulamamak konusunda direnmesi,
· Her işte olduğu gibi iş yapmama konusundaki bahanelerimiz.
Tecrübeli çalışanların daha nice sıralayacağı nedenler olduğunu da söylemek lazım.
Yönetim sistemi aslında basit bir döngüyü daha rahat çevirmemiz için bize yöntem sunar. Asıl hedef kişiye bağlı olmayan ve kuruluşların kişi değişikliklerinden etkilenmesini engellemektir. Bunu sağlamanın yolu da sadece yazıda değil, uygulamada sistemi işletmekten geçer. Yani yöntemi standarda göre tanımla, yazdığına göre iş yap, doğru kayıt tut ve ihtiyaç olduğunda değişikliği yönet.
Tüm dünyada sadece ISO standartları değil, ülkelerin, kuruluşların ya da bağımsız organların ortaya koyduğu ve uygulanabilirliği tüm dünyada kabul görmüş standartlar bulunmaktadır.
Yönetim sistemlerinde kabul edilebilirlik tamamen denetimin güvenilirliği ile orantılı olmaya başlamıştır. Uygun şekilde denetlenmeyen ve belgeli olan Firmalar sadece ülkemizde değil, tüm dünyada yönetim sistemlerine ve denetim kuruluşlarına olan güveni sarsmıştır.
Yine de kendi standartlarını yazabilen ve dünyada yayınlanan standartlara katkıda bulunarak dünya devi olan şirketlerin olması yüz güldüren ve umut veren tarafı olmaya devam etmektedir ve edecektir. Bir zamanlar bu dev şirket ya da Kurumların tedarikçi listesine girmek için belge başvurusu yapan şirketlerde üst yönetimde sistem bilinci oluştu ise durum değişir.
Yönetim sisteminin belgeden ibaret olmadığını ve akreditasyon şartlarına göre iş yapan belgelendirme şirketlerine doğru kaymanın olduğu görülür. Rekabetin olduğu bir iş dünyasında en iyi denetim rakibiniz tarafından yapıldığını da yadsımamak lazım.
Yönetim sistemlerinin işleyişi için bu işe inanan Firmaların ilk yaptığı yatırım bu konuda oluşturulmuş yazılımlardır. Son 10 yılda bu konuda tüm dünyada hızlı bir değişim yaşanmaktadır. Hayatımızın her alanında cebimize ve cihazlarımıza yüklediğimiz aplikasyonlar (app) ile işimizi yönetmek moda ve ihtiyaç haline geldi. Artık finansal tablolarımız, eğitimler, filmler, iş yazışmaları elimizin altındadır.
Yönetim sistemlerinde mobil uygulamalar henüz çok kullanılmasa da işleyişi hızlandırıcı ve etkinliği artırıcı olması bakımında işinizi kolaylaştıracaktır. Uygunsuzluk takibini excel ve webde bulunan bir yazılım üzerinde yapmak yerine mobil cihazınızda yapmak, risk analizini sahada gerçek anlamda değerlendiriyor olmak ve tetkiklerde uzun uzun yazılar yerine cebinizden fotoğraf ve video çekerek gerçek durumu tüm şeffaflığı ile anlatmak artık imkansız değil.
Çift dilde hazırlanmış FDERD uygulamaları her cihaza uyumlu ve sadece sizin mailiniz ile ulaşabileceğiniz özellikleri size sunmaktadır. Analizlerin otomatik olarak artı bir program ihtiyacı olmadan anında cihazdan görülebilmesi de teknolojinin size getirdiği kolaylıklardan olacaktır. Dökümandan ibaret zannedilen sistemleri uygulamaya dökmenin yolunu arayanlar için bir tık uzağınızdayız.
Fatma İnceoğlu, 16.09.2020