Firma ve Kuruluşların ilgili standartlar ve yasal gereklilikler ile ilgili değerlendirilmesine denetim denir. Aklımızda kaldığı gibi olumsuz yargılama aracı değildir. Kimse işi için eleştirilmekten hoşlanmaz. Çünkü tüm işlerin altında büyük emek yatar. Denetimin amacı işleyişin sürekli iyileştirilmesidir.
Ürün, süreç ve hizmet standardını onaylayan kuruluşlar için uygunluk değerlendirme gereksinimleri ISO 17065'de, yönetim sistemleri standartlarının denetim ve belgelendirmesi ISO 17021'de açıklanır. Her birinin şikayet ve itirazlara yanıt verme gereksinimi vardır. İç tetkik ve ikinci taraf denetim için yönetim sistemlerini denetleme kılavuzu ISO 19011 standardıdır. Tüm 3 standart aynı şekilde denetçi davranış gerekliliklerini açıklar.
Standartlara göre Denetçiler, denetim faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında profesyonel davranışlar sergilemelidir. Arzu edilen davranışlar; etik, diplomatik, gözlemci, anlayışlı, uyumlu, hedeflere ulaşmaya odaklanmış, kararlı, anlaşmazlığa varma cesareti, gelişime açık, kültüre saygılı, ilgili tüm taraflarla işbirliği içinde ve örgütlüdür.
İstenen bu tutumlardan bazıları, denetlenen kurumdan şikayet almak açısından risklidir. Buna ek olarak, her dönüt her zaman şikayet değildir. İtirazlar ve şikayetler, standartlar ve gerçeklik açısından farklı şeylerdir.
Belgelendirme kuruluşları ve denetçiler şikayet ve itiraz arasındaki farkı bilmelidirler. Ancak, denetlenenler bu terimleri iyi bilmiyor olabilir. Bu nedenle, tüm itirazlar da bire bir şikayet olarak konuşulur veya iletilir.
Bazı denetlenenler doğru denetimden rahatsız olabilir ve onaylı kuruluşlara şikayette bulunabilir. Bu durum denetim otoritelerinde standartlara göre yönetilemez ise “yumuşak denetim” konuları konuşulmaya başlar.
Denetlenen hangi şekilde mutsuz olur ve denetimi bir daha istemez:
1- Denetçi dürüst davranır ve tarafsız olarak uygunsuzlukları tüm açıklığı ile rapor ederse.
2- Standartlardaki konu fazlalığı ile zaman kısıtlamasının çok olması sonucu denetlenen ile yakınlık kuramaz ve özellikle bunun için zaman bırakamaz ise,
3- Bağımsızlık ilkesi tam çalışır ve denetçiyi denetlenen kendi tarafında görmez ise,
4- Denetçi sadece denetlenenin gösterdiği değil de kendi örnekleri ile hareket ederse. “Hep kendi istediklerine baktı, biz göstersek de incelemedi” denilebilir.
5- Denetçi kanıt toplayamıyor ve denetim yapmasına izin verilmediğinde, denetim tam yapılmadı da denilebilir.
Yukarıdaki konular aynı zamanda denetçilerin işlerini iyi yaptıklarında ortaya çıkacak risklerdir. Denetim sürecinin risk ve fırsat çalışması için örnekler olduğunu da söyleyebiliriz.
Denetçinin sahip olması gereken her prensibin ortaya konmasında özellikle şikayet ve itiraz sistemi işler değil ve iki kavram birbirine karıştırılmışsa denetim süreçleri doğru işleyemez hale gelecektir. Denetimler sonrası ortaya çıkan sertifikalar da doğruyu yansıtmayacaktır.
En kötüsü de sertifika denetimden başarıyla geçmiş bu firmalara Müşteri tarafından doğru bir denetim yapıldı ise sertifikaya olan güven azalacaktır. Müşterilerin tedarikçisinden bundan sonra sertifika istemesi sözkonusu olmayacaktır.
Özellikle GFSI onaylı standartlarda birçok Müşteri denetimini azaltmayı hedefleyen GFSI onay mekanizması da güvenilirliğini kaybedecektir.
"SOFT STUFF"’ın anlamı, Kağıt üzerinde işler iyi gibi görünebilir, ancak pratikte gerçeklik aynı değildir.
Şikayetler ve itiraz sistemi sektörde “yumuşak denetim” politikası için yanlış anlaşılmış ve uygulanıyor da olabilir.
Denetimlerinizde halen "en sevilen” denetçiyi arıyorsanız, bu ve önceki makalemizi okumanızı umud ediyoruz.
Fatma AKKUŞ İnceoğlu, 12.02.2020